Come presentare lo stato di un progetto al management
12. ott, 2009 
2 Comments
Ho inserito questo post che ho letto qualche giorno fa in un’area discussioni di LinkedIn in cui si chiedeva quali informazioni di progetto e come presentarle alla direzione.
Una brillante risposta è stata data da Maxine Mattheis, PMP
Una brillante risposta è stata data da Maxine Mattheis, PMP
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“Nella mia esperienza con l’alta dirigenza, è meglio tenere una breve presentazione. Seguo la regola d’oro del 7, che cerco di rispettare – non più di 7 diapositive, e non più di 7 argomenti per slide. E’ importante prima di tutto ricordare loro quali erano gli obiettivi del progetto, il bilancio e la timeline e poi dire come stai affrontando tutti e tre gli argomenti. Rifletti quali su chi sono le persone nel meeting e che cosa hanno bisogno di sapere per la loro gestione e interessi.
Se ci sono issues nel progetto, e ve ne saranno, presenta le issues chiaramente su come li stai affrontando per richiedere a loro un aiuto per risolverli e su come li stai gestendo. Presenta solo le informazioni per cui è probabile ricevere domande. La cosa peggiore è quella di trovarsi di fronte dirigenti che non erano stati informati sui problemi sorti in precedenza.
Nello specifico i punti chiave:
Slide 1 – Cover slide
Slide 2 – Agenda
Slide 3 – Background (scope, budget, timeline)
Slice 4 – Lista dei Deliverables raggiunti, bar chart con budget, timeline, stime
Slide 5 – Issues
Slide 6 – Piano a seguire
Slide 7 Domande
Punto di attenzione: Non promettere niente a questo punto. C’è sempre la tentazione di dire alla dirigenza a metà progetto che tutto sta andando bene e che conti di terminare il progetto nei tempi stabiliti e sotto al budget.
Ricorda la regola 80/20 (Pareto) che l’ultimo 20% del progetto consuma l’80% delle tu risorse e tempo.
Rimani prudente nel tuo report e non apparire ottimista, un pò di pessimismo è meglio. Vuoi essere capace di superare le loro aspettative alla fine del progetto.
Buona fortuna,
Maxine”
Io aggiungerei nella slide delle Issues anche i Rischi e le Opportunità.
Quello che è importante ricordare che i dirigenti hanno poco tempo e sono estremamente occupati (almeno così vogliono far credere) e se hanno qualche dubbio o vogliono approfondire una problematica che gli interessa possono sempre chiamarti successivamente.
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Autore
Non sono un po’ tanti sette argomenti per slide? Le ultime tendenze dicono di presentare un argomento per slide.
Sono daccordo con te sul fatto che le slides non devono essere fitte fitte di testo. L’autrice dell’articolo originale però ha le sue idee.
Forse anche una slide per argomento può essere dare l’impressione di “dispersione” delle informazioni.
Magari si può raggiungere un compromesso, no?
Rosario