GTD (Getting Things Done) e Project Management con Evernote | Seconda Parte
01. dic, 2009 
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Nell’articolo precedente ho mostrato come impostare i Notebooks ed i Tags di Evernote per implementare i concetti chiave del Getting Things Done (GTD). In questo secondo articolo vedremo come sfruttare i Tags per impostare un ambiente di facile ma soprattutto di efficace utilizzo per gestire le informazioni quotidiane nel lavoro di progetto.
Voglio precisare subito che non sto parlando di informazioni gestite da software di pianificazione progetti (ad esempio con Microsoft Project, Primavera o altro) ma di tutte le informazioni che vengono generate durante il lavoro sui progetti, e per questo intendo le mails, documenti tecnici, verbali di riunione, annotazioni piani di progetto, budgets, documenti scannerizzati e così via. Sto quindi parlando della marea di documenti a cui deve far fronte il Project Manager quotidianamente e che a volte i sistemi informativi messi a disposizione dall’organizzazione non gestiscono o lo fanno in modo non ottimizzato.
Esistono molti ambienti software di collaborazione intranet o portali progetti che mettono a disposizione la gestione documenti, ma a questa tipologia di softwares manca la dinamicità e la semplicità di gestire dati destrutturati come le note di Evernote tanto utili al Project Manager.
Vediamo adesso come si possono gestire in Evernote (sul proprio PC o sincronizzato con il server Evernote) una serie di informazioni legate alle attività di progetto.
Nella figura seguente possiamo vedere un esempio di come sono strutturati i Notebooks di Evernote che implementano ognuno un progetto diverso, assimilabile alle cartelle di “Archivio Progetto” gestiti con i raccoglitori ad anelli.
- Project notebooks on Evernote
Nella figura possiamo vedere diversi notebooks (folders) ognuno dei quali può contenere migliaia di note sincronizzate con il server e con tutti gli altri PC con cui ci si collega all’account di Evernote. Se vogliamo gestire in modo specifico un progetto complesso, è possibile registrarsi in Evernote con un account specifico magari condiviso con altri colleghi o con il boss.
Nella figura seguente possiamo vedere alcuni Tags specifici alla categoria Project Documents che ci permetteranno di archiviare note, clips, videate, documenti, piani di progetto e così via.
- Tags on Evernote
Ad esempio, con il tag Meeting Notes, possiamo etichettare i verbali di riunione relativi al progetto, o etichettare con Baseline versioni diverse del piano di progetto, o etichettare con Functional Analysis tutti i files Word relativi al documenti di analisi del progetto. E così via.
Poiché in Evernote possiamo assegnare ad una nota più di un Tag, diventa naturale, ad esempio, attribuire uno dei Tag della categoria Document status o Item Type. Riassumendo, è possibile usare ad esempio i Tags Functional Analysis + Draft ad una nota contenente un documento di analisi ancora allo stato di bozza.
Nel prossimo articolo vedremo come distribuire singoli membri del Team di Progetto assegnazioni di attività, materiale di supporto e altro e ricevere da questi informazioni di ritorno sfruttando la funzionalità dei Notebooks pubblicati sul web.
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PS: I was able to read the article in perfect English thanks to the wonders of Google Translate!
Until now the functionality that you’re describing looks pretty standard for PM tools (there’s no powerful reason to adopt it). Nevertheless, I will be looking forward to future articles.