Comunicazioni di progetto con Twitter
Le comunicazioni di progetto sono una parte decisamente importante e pesante da gestire per un Project Manager, soprattutto per progetti grossi e critici.
La mole di lavoro quotidiana e le attività comunicative pianificate (riunioni, preparazione e presentazione di status reports, analisi dei dati di progetto, etc.) generano un fiume di informazioni da e verso il PM e tutti i cointeressati di progetto.
Nel Communication Plan del progetto, il PM ha già definito quali informazioni, a chi, in che formato e quando comunicarle, e questo lo farà con i canali tradizionali (riunioni, mail, reports, e così via). Ma tutto quello che riguarda gli aspetti di dettaglio e di coordinamento sulle attività, le problematiche, i rischi e l’avanzamento del lavoro, può essere effettuato con strumenti nuovi messi a disposizione da Internet.
Uno di questi strumenti è Twitter, il famosissimo social network arrivato alla ribalta soprattutto nel 2009 (magari il Times gli dedicherà una copertina, prima o poi). Twitter permette a tutti gli iscritti di scambiarsi messaggini di soli 140 caratteri con alcune regole semplici ma efficaci. Rimando alla documentazione ufficiale di Twitter o al mondo dei blog specializzati su Twitter per maggiori dettagli.
Oggi voglio scrivere invece di una delle caratteristiche di Twitter che può aiutare nella comunicazione dei progetti. Mi riferisco ai “tweets privati”, cioè alla possibilità che ha un utente di Twitter di proteggere i propri messaggi al pubblico e permettere di vederli solo ad una ristretta cerchia di utenti “invitati” a leggerli.
Questa funzionalità permette di creare delle vere e proprie reti virtuali private a cui possono accedere solo utenti specifici e riconosciuti dagli altri. Solo gli invitati a seguire i messaggi privati possono leggerli e scriverli garantendo la privacy ai partecipanti alla rete privata.
Problematiche da considerare
Twitter è accessibile oltre che dai PC interni all’organizzazione, anche da quelli esterni (quelli di casa) oppure tramite dispositivi mobile come iPhone e BlackBerry. Questo vuol dire che possono esserci problematiche di privacy in ambienti in cui i livelli di riservatezza e sicurezza delle informazioni sono critici.
Un altro aspetto da considerare è il fatto che molti servizi di terze parti su Twitter presenti su Internet, richiedono i dati di accesso a Twitter (codice utente e password) e che quindi in linea teorica altri individui potrebbero accedere ai messaggi scambiati nella rete virtuale. Quindi una buona pratica da seguire è quella di non iscrivere a servizi di terze parti gli accounts Twitter utilizzati per creare la rete privata.
Sovraccarico di comunicazioni
Usare Twitter finisce con il creare un notevole flusso di messaggi (molti-a-molti) che può diventare pesante da seguire nel momento in cui la rete privata fosse formata da un numero elevato di componenti. Probabilmente è la natura stessa dei messaggi (sono di lavoro e diversi da quelli scambiati tipicamente su Twitter) che crea un “calmiere”, limitando il numero di messaggi.
Su questo argomento ad oggi non sono ancora stati fatti studi che possono mostrare la realtà del fenomeno.
Delivery immediato
Con alcune applicazioni realizzate per Twitter è possibile ricevere e leggere in tempo reale i messaggi inviati dagli altri utenti che “seguiamo” (following in twitterese) trasformando in sincrono un servizio tipicamente asincrono. In questo caso il PM o la risorsa di progetto ha la possibilità di informare il/i destinatario/r istantaneamente, in qualunque posto del pianeta si trovi. Basta un accesso alla Rete,
Vantaggi dell’approccio
Un tale utilizzo di questa tecnologia, dal delivery immediato, porta ad avere un approccio contemporaneamente formale ed informale. Nel primo caso si ha che la comunicazione è scritta e rimane archiviata su Twitter, inoltre è possibile archiviare i propri messaggi al di fuori del mondo Twitter (salvandoli sul PC) e segnare come “preferiti” i messaggi più importanti. L’aspetto informale delle discussioni portate avanti sono garantite dalla natura di questo social network, che invita a discutere in modo rilassato e semplice. In un successivo articolo vedremo come implementare la rete privata di comunicazione di progetto. Se avete qualche considerazione da fare commentate liberamente questo articolo.
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