I processi di Comunicazione nella conduzione dei progetti sono di fondamentale importanza per assicurare il successo al project manager e quindi alla nostra azenda. Il PMI (Project Management Institute afferma che il project management è per il 90% comunicazione e per il rimanente metodo e tecnica. L’aspetto di una chiara e puntuale comunicazione è quindi uno dei focus a cui il project manager deve puntare per tutta la durata del suo progetto.
Vediamo in questo articolo uno degli strumenti che utilizzo nei miei progetti e in quelli dei miei clienti per impostare il piano di progetto e per comunicare l’avanzamento delle attività. Sto parlando di OPPM (One Page Project Manager) realizzato con un foglio di lavoro di Microsoft Excel e che contiene tutti gli aspetti più importanti che riguardano un progetto, indipendentemente dalle dimensioni e tipologia.
Come potete vedere nella figura seguente, il foglio è strutturato in diverse aree ognuna delle quali copre un’area di conoscenza del project management; vediamo come si interpreta e quali vantaggi fornisce al project manager.
Nella figura viene presentato l’esempio di un progetto al termine del suo ciclo di vita.
L’OPPM in prima battuta potrebbe intimorire il lettore, ma analizzando le varie aree del foglio vedremo che non solo è di semplice lettura, ma rappresenta un potente strumento di comunicazione, è in pratica il Dashboard (cruscotto)del progetto, e riesce a dare una foto dello stato del progetto. L’ho trovato molto utile ed efficace nelle riunioni di SAL (Stato Avanzamento Lavori) per presentare al management del cliente la situazione corrente.
La reazione dei cointeressati al progetto inizialmente è stata un pò scettica ma poi è stato letteralmente “adottato” dai clienti stessi come documento di presentazione nelle riunioni di SAL di progetti medio-grandi.
Le zone del One Page Project Manager
Dalla figura precedente distinguiamo:
1) Informazioni sul progetto.
In quest’area viene individuato il Nome del progetto, il Project Manager a cui è stato assegnato e l’obiettivo dello stesso in una sola sintetica frase. La data sulla destra indica la data di SAL.
2) Obiettivi del Progetto
In quest’area vengono riassunti gli obiettivi per cui il progetto è stato avviato in azienda. Nelle varie colonne (possono esserne aggiunte delle nuove rispetto all’esempio in figura) sono evidenziati gli obiettivi contenuti nel Project Charter (o nel Documento di Inizio Progetto -DIP – nella metodologia Prince2, vedi articolo del nostro blog).
I cerchietti presenti nelle varie colonne, sono posizionati in corrispondenza delle righe dei Major Tasks per identificare proprio quali sono le attività principali del progetto che soddisfano l’obiettivo. Il cerchietto vuoto rappresenta l’attività pianificata mentre il cerchietto pieno (nero) rappresenta un’attività completata.
Quando tutti i cerchietti della colonna dell’obiettivo sono diventati neri, l’obiettivo posto nella colonna è stato raggiunto. Ovviamente il singolo cerchietto della colonna diventa nero solo quando TUTTI i cerchietti della riga del Task sono diventati neri, cioè completati.
Semplice, no?
Vedremo le altre aree dell’OPPM in un prossimo articolo.
Ritornate a leggerci
Credits: OPPM è copyright di Clark Campbell rilasciato al libero utilizzo.
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Vice-presidente della European School of Project Management
Rosario Rizzo ha scritto
21 articoli sul questo blog.
[...] This post was mentioned on Twitter by Rosario Rizzo and Alessandro Nizzo, Rosario Rizzo. Rosario Rizzo said: One Page Project Manager ITA – prima parte http://ow.ly/1pK9t #pmot #project #excel [...]
[...] sono vice presidente) ed in cui scrivo qualche articolo. I link degli articoli sull’OPPM sono OPPM Parte 1 e OPPM Parte 2. Vi consiglio di leggerli per scoprire anche voi l’utilità e la [...]
[...] sono vice presidente) ed in cui scrivo qualche articolo. I link degli articoli sull’OPPM sono OPPM Parte 1 e OPPM Parte 2. Vi consiglio di leggerli per scoprire anche voi l’utilità e la duttilità di [...]