Tools per il Project Management – OPPM parte 2
Nel post precedente Tools per il Project Management – OPPM parte 1 ho introdotto l’OPPM (One Page Project Manager), un tool realizzato con Microsoft Excel per le comunicazioni di progetto.
Abbiamo visto le prime due aree del foglio che riporto per facilitarvi la lettura:
Le zone del One Page Project Manager
Vediamo adesso le altre aree di OPPM:
3) Major Taks
Contiene l’elenco delle attività principali di un progetto. Per progetti molto lunghi potremmo riportare semplicemente le fasi o le milestones. Alla sinistra di ogni task, nella zona 2), vediamo uno o più cerchietti vuoti. Quando un’attività viene completata, i cerchietti corrispondenti dell’area 2) li vengono marcati in nero per dare il significato di attività conclusa.
Nel post precedente abbiamo detto che quando tutti i cerchietti in corrispondenza di un obiettivo (zona 2) in basso) sono diventati neri, allora l’obiettivo corrispondente si considera raggiunto.
Come si vede nella Figura 2, la riga e la colonna evidenziate in blu rappresentano la situazione che ho appena descritto. Quando il primo task viene concluso (nella timeline vediamo che la sua durata è di tre settimane) i tre cerchietti diventano neri (eseguiti) e quindi anche il cerchietto al punto 1) diventa nero.
Questo evento ha il significato per gli stakeholders di progetto che l’obiettivo 3) è stato raggiunto, poichè anche i task al punto 2) sono stati conclusi.
Come si vede, l’OPPM ha un potere di sintesi estremo. La linea spessa di colore blu indicata dalle frecce del punto 4), rappresenta Timenow, cioè la data in cui è aggiornato il progetto.
Le aree 4) e 6) rappresentano la schedulazione delle attività principali del progetto sulla timeline (nell’esempio con periodo settimanale).
Ogni settimana, quando aggiornamo il progetto, spostiamo la linea blu che rappresenta timenowed aggiornamo i cerchietti delle attività in corrispondenza della settimana appena lavorata.
Se l’attività è stata portata avanti e siamo nei tempi previsti facciamo diventare il cerchietto in nero. Possiamo anche colorare la casella in giallo lasciando il cerchietto vuoto se l’attività è in ritardo ma è possibile recupere prima della prossima verifica.
Nel momento in cui l’attività è irrimediabilmente in ritardo possiamo colorare la casella in rosso.
L’area 5) rappresenta cromaticamente lo stato complessivo del progetto indicando con verde le settimane con attività nei tempi, in giallo quelle in ritardo ma recuperabili ed in rosso le attività che purtroppo porteranno in ritardo l’intero progetto.
Nel prossimo post vedremo le ultime aree dell’OPPM e considerazioni di carattere generale sull’utilità di questo tool di comunicazione per la gestione di progetti.
Credits: Clarck Campbell: One Page Project Manager
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Autore: Rosario Rizzo
Vice-presidente della European School of Project Management3 commenti a “Tools per il Project Management – OPPM parte 2”
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[...] ed in cui scrivo qualche articolo. I link degli articoli sull’OPPM sono OPPM Parte 1 e OPPM Parte 2. Vi consiglio di leggerli per scoprire anche voi l’utilità e la [...]
Rino,
Congratulazioni per la chiarezza e la incisività di un argomento non facile da rappresentare in un articolo.
L’argomento è ulteriormente convincente, perchè fa vedere operativamente, ciò che teorizziamo ogni giorno ad altri livelli. La cultura del project management passa anche attraverso la divulgazione di esempi pratici e strumenti che ci aiutano a velocizzare le belle idee. Sono un tuo fan.
Vito Madaio
TenStep Italia
Grazie Vito, sei troppo buono con me.
Ho sempre pensato che la gestione dei progetti è buon senso organizzato e che bastano pochi semplici strumenti per farlo bene.
E’ ovvio che la tipologia e grado di sofisticazione dei tools di aiuto al project manager dipendono da molti fattori come l’organizzazione per cui lavori, dal grado di maturità di pm nell’orgaizzazione e criticità e dimensione dei progetti stessi.
Come sai mi sono occupato e mi occupo di EPM 2003 (Project Server) e sono anche MCTS Project 2007 che sono strumenti molto sofisticati e complessi e che hanno una loro valenza per progetti ed organizzazioni strutturate, ma consiglio anche altri strumenti di uso quotidiano più semplici ai miei clienti, quando ancora non hanno un livello di maturità di project management consolidato.
OPPM è uno di questi e posso garantirti che ha un notevole successo anche come strumento di pianificazione e monitoraggio delle attività commerciali di alcune aziende con cui ultimamente ho collaborato.
Vito, quando passi da Torino fatti sentire per una rimpatriata
Rino