Vantaggi e svantaggi di usare Sharepoint per il Project Management

Microsoft Sharepoint è un’ottimo strumento per condividere documenti ed informazioni a livello aziendale o dipartimentale, permettendone una gestione flessibile e (quasi) intuitiva.

Esistono diversi plus che consigliano le aziende ad implementare Sharepoint WSS 3.0 oppure la versione più potente Sharepoint Server 2007 o la nuovissima versione 2010 e non sto qui ad elencarle (lo fa già molto bene il Marketing di Microsoft) ma il motivo primario per cui le Aziende dovrebbero pensare seriamente a Sharepoint è la possibilità di collaborare sui documenti e condividere degli spazi virtuali tra persone che lavorano su progetti diversi e da sedi di lavoro diversi (per non considerare anche i fusi orari diversi).

Uno degli aspetti che io definisco vocazionali di Sharepoint, è la possibilità di creare degli spazi di collaborazione sui progetti a cui possono accedere e collaborare risorse di progetto. Vediamo alcuni punti di vantaggio e svanrtaggio

Pro / Cons #1 – Facilità di installazione e utilizzo di Sharepoint

Sharepoint Web Services 3 è distribuito gratuitamente da Microsoft e qualsiasi azienda può installarlo liberamente sui propri server (è evidente che si debba possedere un’infrastruttura di rete e server Windows Server, con anche un’istanza di SQLServer 2000 e successivi).

E’ abbastanza semplice da installare e configurare (e lo fa il settore ICT interno o con una mezza giornata di un consulente sistemista esterno).

Il vantaggio principale è che con poca formazione gli utenti possono utilizzare Sharepoint in modo soddisfacente per il Project Management e la collaborazione.

Lo svantaggio legato a questo aspetto è che le Aziende sottovalutano l’aspetto formativo e di impostazione dei siti di collaborazione su Sharepoint (è come il detto: ecco la bicicletta, adesso pedala). Se non vengono gestiti bene i processi di lavoro su Sharepoint, si perde il controlo sulla struttura e la complessità del sistema. Posso affermare che il successo nell’utilizzo di Sharepoint per il Project Management dipende dalla chiarezza ed efficacia dei processi seguiti nella gestione dei siti e delle risorse. Quindi, per farla breve, occorre pianificare attentamente la struttura, la navigazione, le regole di lavoro.

Pro / Cons #2 – Funzionalità di collaborazione di Sharepoint

Un plus di Sharepoint è dunque quella di colaborare tra più persone sui documenti condivisi, ma questo non implica che sia adatto per il Project Management. Chi conosce Sharepoint sa però che manca l’elemento Processo, tutto è demandato all’attenzione e disciplina degli utenti che devono lavorare conformemente alle regole stabilite (quando presenti) nel gruppo di Project Management. A meno che non si implementino costosi softwares di Workflows che implementino processi di collaborazione controllati e monitorati , è difficile garantire il buon funzionamento del flusso lavorativo sui progetti gestiti con Sharepoint.

Dobbiamo pensare a Sharepoint nell’ottica di Pareto applicando la regola dell’80/20. Sharepoint mette a disposizione dell’80% delle cose che servono per il Project Management ma non fornisce il rimanente 20%. Su questo aspetto ne ho avuto prova direttamente in diverse occasioni. Se non ci si accontenta di quello che ci mette a disposizione Sharepoint, esistono sul mercato soluzioni commerciali che coprono il gap della mancanza dei processi controllati.

Pro / Cons #3 – Partenza veloce con Sharepoint

Da esperienze professionali che ho avuto negli ultimi tre anni su implementazioni di Sharepoint, posso affermare che Sharepoint permette di partire subito con la gestione documentale e collaborativa sui progetti, ma dopo poco tempo il cliente si accorge che le cose non vanno molto bene.

Sono stato chiamato un paio di volte dopo la partenza nella gestione dei progetti dai miei clienti per aiutarli a sistemare le cose viste le difficoltà di gestione dei siti di PM e del disordine globale generatosi. Mi piacerebbe molto, invece, che i clienti chiamino “prima” di partire e rischiare il fallimento del progetto Sharepoint.

Questo perchè c’è molto da lavorare sull’aspetto comunicativo e collaborativo di noi Italiani, prima ancora della strutturazione e nomenclatura degli oggetti di Sharepoint. Un progetto Sharepoint per il PM non può prescindere da un’accurata progettazione e cura degli aspetti comunicativi nei gruppi i progetto ed aziendale.

Anche tu hai avuto qualche disavventura o soddisfazione nell’implementazione di Sharepoint per il Project Management?

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Autore: Rosario Rizzo

Formatore e Consulente in ambito Project Management con particolare specializzazione sui tools software per la gestione dei progetti. E' certificato Microsoft MCTS Project 2007 e 2010 ed ha un'approfondita conoscenza della piattaforma Microsoft Project Server 2010. Ha un proprio blog (www.rinorizzo.com) in cui approfondisce argomenti di Project & Time Management

Rosario Rizzo ha scritto 27 articoli sul questo blog.