Il Risk Management in ambito progettuale. Come gestire i rischi e le issue di progetto? | Parte 1

Sebbene il termine Risk Management sia da sempre molto utilizzato nel campo della finanza (in particolare nelle attività di Credit and Trading Risk) in questo articolo sarà impiegato esclusivamente per fare riferimento ad una delle componenti fondamentali della gestione progettuale (Project, Programme e Portfolio Management).

In ambito progettuale, per Risk Management si intende l’applicazione sistemica di principi, approcci e processi volti ad identificare e valutare i rischi di progetto in modo da pianificare ed implementare per tempo adeguate azioni correttive.

Una buona comprensione dei rischi (cause, probabilità, impatto, tempi di manifestazione e le possibilità di risposta) attuata attraverso il mantenimento di una procedura efficiente (cost effective) ed integrata con i processi e le policy aziendali è un supporto indispensabile al processo decisionale. La gestione dei rischi in ambito progettuale nasce infatti dalla necessità di identificare, valutare e controllare l’incertezza al fine di salvaguardare il raggiungimento degli obiettivi di ogni iniziativa.

Cosa avviene nella realtà?

Benchè la gestione dei rischi venga riconosciuta come un aspetto cruciale per ogni progetto (anche quelli di minor importanza) dalla maggior parte delle imprese, la sua applicazione viene spesso trascurata perchè ritenuta un processo troppo complicato o costoso da implementare (assimilandolo erroneamente al Risk Management proprio del settore finanziario!).

Vedremo ora come, attraverso piccoli accorgimenti, si può arrivare ad un processo semplice, diretto e di facile implementazione.

La gestione sistemica dei rischi in 5 fasi

Il Risk Management non è un’attività lineare ma un processo continuo, da portare avanti lungo tutta la vita del progetto, che possiamo sintetizzare in cinque fasi:

1. Identify. Identificazione periodica dei rischi e del loro contesto.
2. Assess. Quantificazione del rischio, basata sull’impatto del rischio e sulla probabilità che si verifichi (Probability and Impact). Valutazione degli effetti previsti in relazione alla proprensione al rischio (Risk Appetite) dell’organizzazione.
3. Plan. Definizione e pianificazione delle azioni necessarie alla risoluzione del rischio (eliminazione o riduzione dell’impatto) o alla sua accettazione (se l’impatto è limitato talvolta è meglio gestirlo se e quando si manifesterà piuttosto che pianificarlo in anticipo). In questa fase vanno pianificate risposte anche ai rischi residuali e secondari. Inoltre è bene ricordare che la fase di pianificazione implica un tracking costante dei progressi delle azioni risolutive e dell’identificazione di nuovi rischi.
4. Implement. Implementazione delle azioni pianificate e controllo costante della risposta al rischio. In questa fase è molto importante nominare un Responsabile ed un Risolutore per ogni rischio identificato.
5. Communicate. La comunicazione non è propriamente una fase del processo quanto un’attività da portare avanti durante tutto l’arco del Risk Management. Coinvolge tutto il gruppo di progetto e viene implementata soprattutto attraverso la redazione di report periodici.

Figura 1 - Risk Management Procedure (fonte: Managing successful projects with PRINCE2)

Questo processo puó essere esteso anche all’attività di gestione delle issue di progetto. Infatti, per semplicità, molti progetti minori integrano in un solo processo la gestioni dei rischi con la gestione delle istanze di progetto (Issue).

Quali strumenti usare?

Strumenti? Il più delle volte, una penna e un foglio di carta possono essere sufficienti…

In ogni caso, tutti i computer sono dotati di suite che permettono di utilizzare fogli di testo e di calcolo come utile supporto per questa attività.

In commercio vi sono inoltre database specializzati e avanzati software di Risk Management che possono risultare indispensabili nel caso in cui vi troviate a gestire progetti complessi o di grandi dimensioni. Se è vero che un foglio di calcolo può essere adatto alla gestione dei rischi del 90% delle iniziative progettuali, pensate a cosa potrebbe succedere se ci trovassimo a dover gestire migliaia di Log! La redazione di un report settimanale diventerebbe una attività lunga e faticosa.

Al contrario, l’utilizzo di software sofisticati, laddove non ne sussista una giustificazione, potrebbe trasformarsi in un inutile investimento e in una spiacevole perdita di tempo.

Da dove iniziare?

Nella seconda parte parleró di un reale caso di applicazione e capiremo come applicare questo processo attraverso alcuni strumenti (che potrete scaricare in modo completamente gratuito) per iniziare da subito una corretta gestione dei rischi di progetto.

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