Voglio precisare subito che non sto parlando di informazioni gestite da software di pianificazione progetti (ad esempio con Microsoft Project, Primavera o altro) ma di tutte le informazioni che vengono generate durante il lavoro sui progetti, e per questo intendo le mails, documenti tecnici, verbali di riunione, annotazioni piani di progetto, budgets, documenti scannerizzati e così via. Sto quindi parlando della marea di documenti a cui deve far fronte il Project Manager quotidianamente e che a volte i sistemi informativi messi a disposizione dall’organizzazione non gestiscono o lo fanno in modo non ottimizzato.

Esistono molti ambienti software di collaborazione intranet o portali progetti che mettono a disposizione la gestione documenti, ma a questa tipologia di softwares manca la dinamicità e la semplicità di gestire dati destrutturati come le note di Evernote tanto utili al Project Manager.

Vediamo adesso come si possono gestire in Evernote (sul proprio PC o sincronizzato con il server Evernote) una serie di informazioni legate alle attività di progetto.

Nella figura seguente possiamo vedere un esempio di come sono strutturati i Notebooks di Evernote che implementano ognuno un progetto diverso, assimilabile alle cartelle di “Archivio Progetto” gestiti con i raccoglitori ad anelli.

Project notebooks on Evernote

Nella figura possiamo vedere diversi notebooks (folders) ognuno dei quali può contenere migliaia di note sincronizzate con il server e con tutti gli altri PC con cui ci si collega all’account di Evernote. Se vogliamo gestire in modo specifico un progetto complesso, è possibile registrarsi in Evernote con un account specifico magari condiviso con altri colleghi o con il boss.

Nella figura seguente possiamo vedere alcuni Tags specifici alla categoria Project Documents che ci permetteranno di archiviare note, clips, videate, documenti, piani di progetto e così via.

Tags on Evernote

Ad esempio, con il tag Meeting Notes, possiamo etichettare i verbali di riunione relativi al progetto, o etichettare con Baseline versioni diverse del piano di progetto, o etichettare con Functional Analysis tutti i files Word relativi al documenti di analisi del progetto. E così via.

Poiché in Evernote possiamo assegnare ad una nota più di un Tag, diventa naturale, ad esempio, attribuire uno dei Tag della categoria Document status o Item Type. Riassumendo, è possibile usare ad esempio i Tags Functional Analysis + Draft ad una nota contenente un documento di analisi ancora allo stato di bozza.

Nel prossimo articolo vedremo come distribuire singoli membri del Team di Progetto assegnazioni di attività, materiale di supporto e altro e ricevere da questi informazioni di ritorno sfruttando la funzionalità dei Notebooks pubblicati sul web.

In questo primo di tre articoli vedremo come utilizzare Evernote integrando insieme la metodologia GTD (Getting Things Done) applicata al Project Management.

Evernote, strumento molto flessibile e multipiattaforma (web, Windowes, Mac, Blackberry, iPhone, PDA) permette di creare e gestire facilmente Note in cui inserire informazioni di diversa tipologia. Una Nota può contenere testo, immagini ed allegati di qualsiasi tipo (nella versione Evernote Premium) o quelli di Office, PDF ed immagini nella versione free.

Uno degli argomenti più controversi sulla Rete riguardo il GTD è quello di quale tipo di implementazione sia migliore tra quello cartaceo, digitale (e quale) o misto, se sul PC, se online o su un palmare. Evernote permette di implementare un sistema GTD che li comprende tutti, ed è quello che vedremo.

Una delle caratteristiche più interessanti di Evernote è quella di poter attribuire ad una Nota uno o più Tags, cioè un sistema di etichettatura molto comodo e come vedremo, molto utile.

Le Note sono archiviate nei cosidetti Notebooks (Taccuini in Italiano), che possiamo immaginare come una struttura di cartelle tutte allo stesso livello (non possiamo creare sottocartelle).

E’ possibile spostare e manipolare le note tramite il mouse e le funzionalità di editing, ma per questo rimando alla documentazione ufficiale dello strumento.

Per quanto riguarda il metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen, rimando alla copiosissima letteratura disponibile nella Rete.

Evernote permette di collezionare tutte le informazioni che ci arrivano quotidianamente da una moltitudine di canali (mail, posta cartacea, documenti digitali, databases, Twitter, navigazione su internet, riunioni, etc.) sia stando seduti davanti al nostro PC, sia fuori dall’ufficio utilizzando dispositivi Mobile diversi (personalmente utilizzo il Blackberry Storm con Evernote for Blackberry).

E’ quindi possibile inserire velocemente una nota, inserire una foto scattata con un cellulare evoluto, ricercare nel database di Evernote una nota precedentemente inserita, inviare una mail al nostro account Evernote e, cosa recente, inviare un commento inserito in Twitter semplicemente aggiungendo @myEN al “Tweet” (nella notazione di Twitter @myEN rappresenta l’utente con codice myEN, in questo caso l’account di Evernote personale.

Ma vediamo come implementare il GTD con Evernote.

La prima cosa da fare è quella di organizzare i Notebooks (o Taccuini, nella versione italiana) in modo appropriato e soprattutto evitando il proliferare di questi ultimi. Personalmente preferisco far precedere da un numero progressivo il nome dei Notebooks in modo da creare un ordine voluto e non semplicemente quello alfabetico.

Possiamo vedere nella prossima figura un elenco di Notebooks creati e che serviranno a raccogliere note e materiali per diversi progetti. Sarà possibile inserire (o spostare) le note in questi Notebooks semplicemente trascinandole con il mouse.

Sempre nella figura seguente possiamo vedere i Tags appartenenti alla categoria “@ – Contexts”, che rappresenta uno dei capisaldi della metodologia GTD. Agli elementi base proposti da Allen ho aggiunto alcuni contesti che ritengo utili nell’utilizzo quotidiano di Evernote (MIT -, Most Important Task, Readings – Da leggere, da rivedere, e altri ancora).

Facciamo un esempio di come può essere etichettata una nota. Supponiamo di dover telefonare ad un cliente per prendere un appuntamento, creeremo una nota di testo con il titolo:

Ferrari / Telefonare per incontro

(questo è il titolo della nota, inizio sempre con il soggetto o persona a cui è associata la nota seguito da una barra e poi dalla descrizione della nota stessa. Questa notazione sarà molto utile per individuare facilmente una nota che ci interessa da un elenco lungo di note o di ordinarle in base al nome di una persona).

Assegneremo alla nota il Tag “@ – Call” e sposteremo la nota nel Notebook “00 – Single Actions” se si tratta di un’azione singola, altrimenti nel Notebook che rappresenta un progetto specifico.

Supponiamo ancora che facciamo la telefonata ed il cliente ci risponde che ci richiamerà per stabilire una data di incontro concordata anche con i suoi collaboratori. A questo punto riprendiamo la nota, la aggiorniamo con la nuova situazione che si è creata e modifichiamo anche i suoi tags.

Eliminiamo il Tag “@ – Call” e lo sostituiamo con “@ – Waiting”, indicando così che ci aspettiamo una risposta da parte del cliente.

Sfruttando le capacità di ricerca di Evernote saremo in grado di visualizzare tutte le note in base al “contesto” che stiamo cercando (i.e: Tutte le chiamate da fare, tutte le mail da scrivere, tutte le risposte che ci aspettiamo,…).

Evernote non ci dà nessuna possibilità di assegnare una priorità ad una nota (del resto non si tratta di un gestore di attività tipo Outlook). Possiamo supplire a questa mancanza creando una nuova categoria di Tags “Priority” che ci permetterà di assegnare una priorità ad una nota e sfruttare la ricerca di Evernote per selezionare ad esempio tutte le chiamate telefoniche urgenti.

Nella figura seguente vediamo un esempio di ricerca di tutte le note (ci posizioniamo sul notebook “All notebooks” e clicchiamo con il mouse sul tag “@ – Office”). Evernote ci elencherà tutte le note le cui attività possone essere fatte solo quando siamo in ufficio (il contesto GTD è @ Office).

Attraverso un semplice ma studiato modo di assegnare i tags alle note sarà possibile catalogarle e ricercarle velocemente per poter effettuare anche le attività di Review giornaliera e settimanale proprie del metodo GTD (vedi metodologia).

In questo primo articolo ho presentato come impostare la struttura di Notebooks e Tags di Evernote per poter implementare facilmente il metodo Getting Things Done e che sarà propedeutico per poter gestire i progetti con Evernote, cosa che vedremo in un prossimo articolo