Esistono diversi plus che consigliano le aziende ad implementare Sharepoint WSS 3.0 oppure la versione più potente Sharepoint Server 2007 o la nuovissima versione 2010 e non sto qui ad elencarle (lo fa già molto bene il Marketing di Microsoft) ma il motivo primario per cui le Aziende dovrebbero pensare seriamente a Sharepoint è la possibilità di collaborare sui documenti e condividere degli spazi virtuali tra persone che lavorano su progetti diversi e da sedi di lavoro diversi (per non considerare anche i fusi orari diversi).

Uno degli aspetti che io definisco vocazionali di Sharepoint, è la possibilità di creare degli spazi di collaborazione sui progetti a cui possono accedere e collaborare risorse di progetto. Vediamo alcuni punti di vantaggio e svanrtaggio

Pro / Cons #1 – Facilità di installazione e utilizzo di Sharepoint

Sharepoint Web Services 3 è distribuito gratuitamente da Microsoft e qualsiasi azienda può installarlo liberamente sui propri server (è evidente che si debba possedere un’infrastruttura di rete e server Windows Server, con anche un’istanza di SQLServer 2000 e successivi).

E’ abbastanza semplice da installare e configurare (e lo fa il settore ICT interno o con una mezza giornata di un consulente sistemista esterno).

Il vantaggio principale è che con poca formazione gli utenti possono utilizzare Sharepoint in modo soddisfacente per il Project Management e la collaborazione.

Lo svantaggio legato a questo aspetto è che le Aziende sottovalutano l’aspetto formativo e di impostazione dei siti di collaborazione su Sharepoint (è come il detto: ecco la bicicletta, adesso pedala). Se non vengono gestiti bene i processi di lavoro su Sharepoint, si perde il controlo sulla struttura e la complessità del sistema. Posso affermare che il successo nell’utilizzo di Sharepoint per il Project Management dipende dalla chiarezza ed efficacia dei processi seguiti nella gestione dei siti e delle risorse. Quindi, per farla breve, occorre pianificare attentamente la struttura, la navigazione, le regole di lavoro.

Pro / Cons #2 – Funzionalità di collaborazione di Sharepoint

Un plus di Sharepoint è dunque quella di colaborare tra più persone sui documenti condivisi, ma questo non implica che sia adatto per il Project Management. Chi conosce Sharepoint sa però che manca l’elemento Processo, tutto è demandato all’attenzione e disciplina degli utenti che devono lavorare conformemente alle regole stabilite (quando presenti) nel gruppo di Project Management. A meno che non si implementino costosi softwares di Workflows che implementino processi di collaborazione controllati e monitorati , è difficile garantire il buon funzionamento del flusso lavorativo sui progetti gestiti con Sharepoint.

Dobbiamo pensare a Sharepoint nell’ottica di Pareto applicando la regola dell’80/20. Sharepoint mette a disposizione dell’80% delle cose che servono per il Project Management ma non fornisce il rimanente 20%. Su questo aspetto ne ho avuto prova direttamente in diverse occasioni. Se non ci si accontenta di quello che ci mette a disposizione Sharepoint, esistono sul mercato soluzioni commerciali che coprono il gap della mancanza dei processi controllati.

Pro / Cons #3 – Partenza veloce con Sharepoint

Da esperienze professionali che ho avuto negli ultimi tre anni su implementazioni di Sharepoint, posso affermare che Sharepoint permette di partire subito con la gestione documentale e collaborativa sui progetti, ma dopo poco tempo il cliente si accorge che le cose non vanno molto bene.

Sono stato chiamato un paio di volte dopo la partenza nella gestione dei progetti dai miei clienti per aiutarli a sistemare le cose viste le difficoltà di gestione dei siti di PM e del disordine globale generatosi. Mi piacerebbe molto, invece, che i clienti chiamino “prima” di partire e rischiare il fallimento del progetto Sharepoint.

Questo perchè c’è molto da lavorare sull’aspetto comunicativo e collaborativo di noi Italiani, prima ancora della strutturazione e nomenclatura degli oggetti di Sharepoint. Un progetto Sharepoint per il PM non può prescindere da un’accurata progettazione e cura degli aspetti comunicativi nei gruppi i progetto ed aziendale.

Anche tu hai avuto qualche disavventura o soddisfazione nell’implementazione di Sharepoint per il Project Management?

Le zone del One Page Project Manager

Vediamo adesso le altre aree di OPPM:

3) Major Taks

Contiene l’elenco delle attività principali di un progetto. Per progetti molto lunghi potremmo riportare semplicemente le fasi o le milestones. Alla sinistra di ogni task, nella zona 2), vediamo uno o più cerchietti vuoti. Quando un’attività viene completata, i cerchietti corrispondenti dell’area 2) li vengono marcati in nero per dare il significato di attività conclusa.

Nel post precedente abbiamo detto che quando tutti i cerchietti in corrispondenza di un obiettivo (zona 2) in basso) sono diventati neri, allora l’obiettivo corrispondente si considera raggiunto.

Le zone del One Page Project Manager

Dalla figura precedente distinguiamo:

1) Informazioni sul progetto.

In quest’area viene individuato il Nome del progetto, il Project Manager a cui è stato assegnato e l’obiettivo dello stesso in una sola sintetica frase. La data sulla destra indica la data di SAL.

2) Obiettivi del Progetto

In quest’area vengono riassunti gli obiettivi per cui il progetto è stato avviato in azienda. Nelle varie colonne (possono esserne aggiunte delle nuove rispetto all’esempio in figura) sono evidenziati gli obiettivi contenuti nel Project Charter (o nel Documento di Inizio Progetto -DIP – nella metodologia Prince2, vedi articolo del nostro blog).

I cerchietti presenti nelle varie colonne, sono posizionati in corrispondenza delle righe dei Major Tasks per identificare proprio quali sono le attività principali del progetto che soddisfano l’obiettivo. Il cerchietto vuoto rappresenta l’attività pianificata mentre il cerchietto pieno (nero) rappresenta un’attività completata.

Quando tutti i cerchietti della colonna dell’obiettivo sono diventati neri, l’obiettivo posto nella colonna è stato raggiunto. Ovviamente il singolo cerchietto della colonna diventa nero solo quando TUTTI i cerchietti della riga del Task sono diventati neri, cioè completati.

Semplice, no?

Vedremo le altre aree dell’OPPM in un prossimo articolo.

Ritornate a leggerci

La mole di lavoro quotidiana e le attività comunicative pianificate (riunioni, preparazione e presentazione di status reports, analisi dei dati di progetto, etc.) generano un fiume di informazioni da e verso il PM e tutti i cointeressati di progetto.

Nel Communication Plan del progetto, il PM ha già definito quali informazioni, a chi, in che formato e quando comunicarle, e questo lo farà con i canali tradizionali (riunioni, mail, reports, e così via). Ma tutto quello che riguarda gli aspetti di dettaglio e di coordinamento sulle attività, le problematiche, i rischi e l’avanzamento del lavoro, può essere effettuato con strumenti nuovi messi a disposizione da Internet.

Uno di questi strumenti è Twitter, il famosissimo social network arrivato alla ribalta soprattutto nel 2009 (magari il Times gli dedicherà una copertina, prima o poi). Twitter permette a tutti gli iscritti di scambiarsi messaggini di soli 140 caratteri con alcune regole semplici ma efficaci. Rimando alla documentazione ufficiale di Twitter o al mondo dei blog specializzati su Twitter per maggiori dettagli.

Oggi voglio scrivere invece di una delle caratteristiche di Twitter che può aiutare nella comunicazione dei progetti. Mi riferisco ai “tweets privati”, cioè alla possibilità che ha un utente di Twitter di proteggere i propri messaggi al pubblico e permettere di vederli solo ad una ristretta cerchia di utenti “invitati” a leggerli.

Questa funzionalità permette di creare delle vere e proprie reti virtuali private a cui possono accedere solo utenti specifici e riconosciuti dagli altri. Solo gli invitati a seguire i messaggi privati possono leggerli e scriverli garantendo la privacy ai partecipanti alla rete privata.

Problematiche da considerare

Twitter è accessibile oltre che dai PC interni all’organizzazione, anche da quelli esterni (quelli di casa) oppure tramite dispositivi mobile come iPhone e BlackBerry. Questo vuol dire che possono esserci problematiche di privacy in ambienti in cui i livelli di riservatezza e sicurezza delle informazioni sono critici.

Un altro aspetto da considerare è il fatto che molti servizi di terze parti su Twitter presenti su Internet, richiedono i dati di accesso a Twitter (codice utente e password) e che quindi in linea teorica altri individui potrebbero accedere ai messaggi scambiati nella rete virtuale. Quindi una buona pratica da seguire è quella di non iscrivere a servizi di terze parti gli accounts Twitter utilizzati per creare la rete privata.

Sovraccarico di comunicazioni

Usare Twitter finisce con il creare un notevole flusso di messaggi (molti-a-molti) che può diventare pesante da seguire nel momento in cui la rete privata fosse formata da un numero elevato di componenti. Probabilmente è la natura stessa dei messaggi (sono di lavoro e diversi da quelli scambiati tipicamente su Twitter) che crea un “calmiere”, limitando il numero di messaggi.

Su questo argomento ad oggi non sono ancora stati fatti studi che possono mostrare la realtà del fenomeno.

Delivery immediato

Con alcune applicazioni realizzate per Twitter è possibile ricevere e leggere in tempo reale i messaggi inviati dagli altri utenti che “seguiamo” (following in twitterese) trasformando in sincrono un servizio tipicamente asincrono. In questo caso il PM o la risorsa di progetto ha la possibilità di informare il/i destinatario/r istantaneamente, in qualunque posto del pianeta si trovi. Basta un accesso alla Rete,

Vantaggi dell’approccio

Un tale utilizzo di questa tecnologia, dal delivery immediato, porta ad avere un approccio contemporaneamente formale ed informale. Nel primo caso si ha che la comunicazione è scritta e rimane archiviata su Twitter, inoltre è possibile archiviare i propri messaggi al di fuori del mondo Twitter (salvandoli sul PC) e segnare come “preferiti” i messaggi più importanti. L’aspetto informale delle discussioni portate avanti sono garantite dalla natura di questo social network, che invita a discutere in modo rilassato e semplice. In un successivo articolo vedremo come implementare la rete privata di comunicazione di progetto. Se avete qualche considerazione da fare commentate liberamente questo articolo.