L’ultima edizione del Congresso, organizzata a Milano nel  Maggio 2010, ha registrato il record assoluto di partecipanti ed un interessante indice di soddisfazione (l’ 85% dei partecipanti ha dichiarato che il Congresso ha pienamente atteso o superato le proprie aspettative).

Fonte: Attendee Demographics from the PMI Global Congress 2010—EMEA

Il Keynote Speaker di questa edizione sará Kevin Eyres, managing director di LinkedIn Europe, che terrá uno speech sulle potenzialitá dei social media in ambito professionale per aziende e privati e di come un corretto utilizzo dei social midia possa aumentare il valore portato dai project manager alle proprie organizzazioni.

La manifestazione rappresenta inoltre un’ottima opportunità di networking e condivisione di idee ed esperienze tra professionisti appartenenti a realtà molto diverse accomunate dall’operare all’interno di un contesto progettuale.

Saranno presenti project, programme e portfolio manager provenienti da aziende europee, mediorientali e africane che si confronteranno per tre giorni per ottenere informazioni, stabilire nuovi contatti e lasciare la manifestazione con nuove idee e un senso di fiducia nelle proprie capacità da poter subito calare nella propria realtà lavorativa.

Il Project Management Institute

Il Congresso è organizzato dal Project Management Institute, la più grande associazione di Project manager al mondo.

Fondata negli USA nel 1969, nel 2007 contava circa 250.000 soci con sedi dislocate in tutti i continenti. Il PMI è presente in Italia con tre chapter che operano in sintonia con le altre associazioni di categoria nate negli ultimi anni con lo scopo di sensibilizzare le aziende nazionali verso tecniche e metodologie di gestione progettuale avanzate.

Maggiori informazioni sul PMI Global Congress 2011 – EMEA sul sito ufficiale dell’evento

Nel confrontarmi con i Project Managers dei miei clienti, non sempre ho riscontrato processi ben definiti di Change Management ed il tenere traccia in modo strutturato dei changes ricevuti e gestiti.

In sintesi ho riscontrato la seguente gestione:

1. Fogli di lavoro di Excel, direi il 70%

2. Documenti di Word il 10-15%

3. Applicazioni specifiche di Project Management meno del 5-10%

4. Strumenti come Sharepoint e simili intorno al 10%

Probabilmente voi che mi leggete potete avere avuto  un riscontro diverso, ma penso che le cifre non si discostino molto dalle mie.

Mancanza di gestione centralizzata e visione globale

Fatta salva la gestione centralizzata disponibile con applicazioni specifiche di Enterprise Project management o software sviluppato ad-hoc,, non ho mai visto in giro una gestione centralizzata in modo strutturato ed automatizzato. Solo alcuni PMO che ho conosciuto si fanno carico di aggiornare in fogli di Excel i Change Request trattati nei vari progetti aziendali. Da qui ad arrivare a fare statistiche su quanto e come incidano le Richieste di Modifica ce ne corre e di solito si rinuncia.

Può servire per una migliore e più proficua gestione avere una visione chiara ed aggiornata dell’andamento dei Change Request su tutti i progetti gestiti in azienda?

Secondo me si, sicuramente, e in questo articolo voglio dare un suggerimento su come farlo in modo strutturato e “pensato” sulla piattaforma Microsoft Project Server 2010 (ma può essere estesa alle versioni precedenti di Project e ad altri software concorrenti, ovviamente con le dovute differenze).

Aree di intervento per una visione centralizzata dei Change Request

In questo articolo vedremo alcune parti di Project Server e Project Professional 2010 in cui intervenire, e precisamente:

1. Definizione di una LookUp Table (tabella di codifica sul server)
2. Definizione di alcuni campi enterprise
3. Creazione di un modello di estrazione dati nel modulo di Business Intelligence (per analisi con Tabelle Pivot di Excel)
4. Aggiunta dei Campi Enterprise nei Modelli Globali (Templates) dei progetti
5. Definizione del Processo di Gestione dei Change Request che i Project Managers devono seguire nella pianificazione ed esecuzione dei loro progetti

Dall’elenco precedente si evince che non è come bere un bicchiere d’acqua (soprattutto l’ultimo punto), ma un componente del PMO che ha la responsabilità della gestione della piattaforma Project Server 2010 dovrebbe avere ricevuto la formazione necessaria per implementare le attività che ho delineato (il punto 3 richiede un’expertise maggiore).

In ogni caso cercherò di essere il più chiaro possibile anche con l’aiuto di videate catturate dallo schermo del computer.

Nella seconda parte di questo articolo vedremo come implementare i primi due punti dell’elenco, a presto.

Il clima é gradevole fin dall’apertura e, rispetto alla prima giornata esplorativa, oggi ho deciso di focalizzare la mia attenzione sull’Agile PM e sulle competenze richieste ai PM dal mercato del lavoro inglese.

Ecco una breve relazione dei seminari a cui ho preso parte:

Agile Transformers – Autobots and Decepticons

Giudizio sintetico:  9/10 Creativo e coinvolgente

“In ambito Agile un Project Manager non puó permettersi di essere solo un ‘bean counters’, deve essere un vero Leader!”
(Dorothy Tudor, Director, TCC Ltd)

What are you worth, now?

Giudizio sintetico:  10/10 Formativo

“Nel 2011, nel CV di un Project Manager non possono mancare competenze legate al business change management ed al PMO”
(Vince Hines, Managing Director, Wellingtone Ltd)

The real reason why projects fail

Giudizio sintetico:  7/10 Incompleto, peccato!

“La vera ragione per cui i progetti falliscono é sempre legata all’aspetto umano. Un bravo PM deve essere in grado di motivare, guidare e sostenere continuamente il proprio Team”
(Paul Bradley, Managing Director, SPOCE Project Management Ltd)

Agile Project Management – the missing link

Giudizio sintetico:  9/10 Pratico e concreto

“Pensa prima ai MMF (Minimun Marketable Features) e ricordati di misurare i progressi in modo Agile, in termini di story points, velocitá e interazioni”
(Dave Browett, Project Manager, Micro Focus)

Al termine di due giorni intensi, mentre rientro verso Londra,  é arrivato il momento di tirare giú le conclusioni…

Compiaciuto dai molti incontri interessanti e arricchito professionalmente dai seminari a cui ho preso parte non posso che ritenermi soddisfatto anche se resta il rammarico di non esser riuscito a sdoppiarmi per prender parte a tutti i seminari a cui averei voluto partecipare!

Per chi fosse interessato, il prossimo Project Challenge Expo si terrá a Londra il 5-6 Ottobre 2011.

Maggiori informazioni sul sito ufficiale dell’evento: www.projchallenge.com

La sede di questa edizione é il National Exhibition Center (NEC) di Birmingham, raggiungibile molto facilmente sia dalla Birmingham International Rail Station che dal Birmingham International Airport .

L’evento é una vera e propria fiera del project management (nella sua accezione piú ampia) con decine di espositori a fare a gara nel mostrare le ultime evoluzioni della materia, una sfida combattuta a colpi di Gantt e Milestone! Un’ottima occasione per confrontarsi con le principali associazioni di categoria, PMI e APM in testa, e per approfondire gli aspetti tecnici di molti tra i piú diffusi programmi di collaboration, project e portfolio management disponibili sul mercato.

Questa prima giornata ho scelto di partecipare a “soltanto” quattro dei molteplici seminari in programma. Una scelta dettata dalla volontá di incontrare personalmente molti degli espositori presenti.

Ecco un resoconto sintetico dei quattro seminari:

Strategy & Change Governance: An opportunity for new leaders

Giudizio sintetico: 9/10, interessante ma “incompleto”

“Un PMO é un facilitatore per il cambiamento all’interno dell’organizzazione e in quanto tale é fortemente correlato alla realizzazione della strategia aziendale”
(Andrew Hudson, CEO, ChangeDirector)

Method in the madness, not madness in the method

Giudizio sintetico: 8/10, una buona idea, da provare

“PROJECT in a box vi permetterá di visualizzare e personalizzare passo passo tutti i documenti  ed i processi necessari per il vostro PMO”
(Malcolm West, Managing Director, PROJECT in a box)

Project Management as a strategic competency

Giudizio sintetico: 7/10, “giá sentito”

“Nonostante il 65% dei progetti non realizzi i risultati desiderati (dato tratto dal Chaos Manifesto, 2009), meno del 10% dei principali 50 MBA al mondo include al suo interno un modulo di Project Management.”
(Louis Mercken, PMP, PMI Bord of Directors)

Productize your Services Engagements – Achieve more for less by delivering predictable and consistent services

Giudizio sintetico: 9/10, interessante!

“eTask vi puó aiutare a prodottizzare i  vostri servizi  in modo da renderli ripetibili e iniziare a lavorare in un’ottica di miglioramento continuo”
(Juan Manrique, CEO, eTask Technologies)

Stanco ma soddisfatto dai molti incontri interessanti,  mi ritrovo ora ad organizzare il programma di domani.

A presto per il resoconto della seconda giornata e per le dovute conclusioni.

Il caso pratico

A causa della particolare struttura dell’organizzazione del progetto, la gestione dei rischi e delle issue è stata svolta con l’ausilio di un Risk&Issue database appositamente sviluppato e personalizzato da Projectize Srl. Il database è stato sviluppato in MS Office Access, sfruttando le potenzialità del software per creare non soltanto le tabelle e le query, ma anche l’interfaccia grafica, le maschere ed i report per l’inserimento e la visualizzazione dei dati (Fig. 2).

Figura 2 - Una scheda esemplificativa estratta dal Risk&Issue database (fonte: documentazione del progetto)

Un risk (letteralmente traducibile come “rischio”) è un evento incerto che se si verifica, può avere un impatto positivo o negativo sul progetto: tenere traccia dei rischi di progetto e delle azioni necessarie a mitigarli è fondamentale per ridurre al minimo le emergenze e poter quindi lavorare.

Un esempio di un risk estratto dal database è:

“Danneggiamento dei gruppi macchina durante il trasbordo”.

Segnalatore: Mr. xxx.

Responsabile: Mr. xxx.

Azioni necessarie: Assicurarsi che il fornitore abbia la dovuta copertura assicurativa.

Una issue (letteralmente traducibile come “istanza”) è un problema oppure una richiesta di informazioni o una variazione in corso d’opera. In breve qualsiasi informazione che il progetto deve tenere presente per la sua corretta gestione.

Esempio di una issue estratta dal database è:

“Chiedere a Azienda xxx disegni Autocad macchine da inserire in Layout stabilimento”.

Segnalatore: Mr. xxx.

Responsabile: Mr. xxx.

Azioni necessarie: la risorsa responsabile, Mr. xxx, richiede i disegni a Azienda xxx con consegna entro il xx/xx/xxxx.

L’implementazione, fin dalla fase iniziale, di una metodologia di project management ha permesso di integrare la gestione del rischio in tutte le attività di programmazione del progetto. Ciò ha portato il più alto valore aggiunto all’iniziativa, perchè ha fornito, mediante il suddetto database, un sistema integrato per l’identificazione dei rischi e la loro contestuale assegnazione al responsabile, identificando anche le azioni correttive da intraprendere.

Seguendo questa impostazione, ad ogni riunione di progetto si è potuto assegnare nuove azioni, verificarne l’esecuzione ed effettuare le necessarie comunicazioni agli stakeholder in modo del tutto automatizzato (Fig. 3).

Figura 3 - Funzionamento del Risk&Issue database (fonte: elaborazione propria)

I rischi e le issue venivano comunicati personalmente o via e-mail ai membri del program management office dai membri del Team di Progetto e dai Responsabili dei Pacchetti di Lavoro. Il project manager provvedeva così ad inserirle nel database di controllo per valutarli e gestirli insieme ai rispettivi Responsabili dei Pacchetti di Lavoro.

L’interfaccia grafica del software era molto intuitiva e permetteva di specificare il pacchetto di lavoro interessato dal rischio, fornendo anche una descrizione del potenziale problema. Tra gli aspetti di maggiori interesse vi era un codice di priorità, che veniva calcolato in base alla probabilità di accadimento ed all’impatto sul progetto. Per ogni rischio era possibile inserire le azioni individuate come possibile soluzione e, cosa più importante, la persona a cui l’azione era stata assegnata.

Infine, è stata creata una integrazione con MS Office Outlook per la segnalazione e l’invio automatico delle attività sul computer della persona interessata. Nella figura sottostante (Fig. 4) si può vedere un’attività di Outlook creata automaticamente dal sistema: contiene tutte le informazioni necessarie all’individuazione del rischio, oltre, ovviamente, all’azione da svolgere da parte della persona interessata.

Figura 4 - L’integrazione con MS Outlook (fonte: documentazione di progetto)

Le date di inizio e di scadenza venivano determinate automaticamente, ed era anche possibile impostare il promemoria secondo la criticità del rischio cui l’azione era collegata.

Quando un risolutore completava l’attività, era sufficiente che segnasse la stessa come terminata in MS Outlook: il software era infatti in grado di recuperare automaticamente queste informazioni da tutti i computer client e di aggiornare il database tenendo traccia delle azioni già svolte.

Conclusioni

Abbiamo visto che la gestione del rischio è una componente fondamentale per la corretta gestione di ogni progetto. La sua applicazione può variare notevolmente a seconda del contesto e della complessità operativa ma è un elemento che non può mai essere trascurato perchè ogni rischio non gestito puó trasformarsi in un’insidia per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Date queste premesse, questo articolo vuole essere uno stimolo per ricordare a chiunque si trovi a che fare con la gestione di un progetto di adottare consapevolmente un processo di Risk Management adatto al proprio contesto.

Free Templates

Sul Sito internet di Projectize Srl sono a disposizione di tutti gli utenti registrati due semplici template, una Risk and Issue Management Form ed un Risk and Issue Management Log studiati per chi desidera iniziare ad applicare da subito una corretta gestione dei rischi di progetto.

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