Professione Project Manager: Blog della European School of Project Management » Planning

Come gestire un Diagramma di Gantt con Excel 2007

Rosario Rizzo — Mon, 15 Feb 2010 08:00:16 +0000

Nel video che vi presento viene mostrato come costruire e gestire con Excel 2007 il Gantt di progetto senza scomodare programmi specializzati come Microsoft Project oppure OpenProj.

Ralph R Phillips, l’autore di questo video, mostra in dettaglio tutti i passaggi necessari per ottenere un ottimo risultato. Dovete rieseguire i passaggi mostrati due o tre volte per memorizzare il processo, meglio ancora se catturate le videate e le stampate su carta per rinfrescare la memoria quando dobbiamo creare una nuova schedulazione.

Questa tecnica è molto utile quando non vogliamo imparare un nuovo software per gestire progetti ad un livello di dettaglio alto, senza scendere nei particolari e quando non ci servono funzionalità secifiche per gestire risorse, costi e calendari. E’ altresì valida quando, nell’organizzazione in cui lavoriamo, non ci è permesso di acquistare e utilizzare software di schedulazione di progetti.

Buona visione

Come presentare lo stato di un progetto al management

Rosario Rizzo — Mon, 12 Oct 2009 13:13:06 +0000

Ho inserito questo post che ho letto qualche giorno fa in un’area discussioni di LinkedIn in cui si chiedeva quali informazioni di progetto e come presentarle alla direzione.
Una brillante risposta è stata data da Maxine Mattheis, PMP

“Nella mia esperienza con l’alta dirigenza, è meglio tenere una breve presentazione. Seguo la regola d’oro del 7, che cerco di rispettare – non più di 7 diapositive, e non più di 7 argomenti per slide. E’ importante prima di tutto ricordare loro quali erano gli obiettivi del progetto, il bilancio e la timeline e poi dire come stai affrontando tutti e tre gli argomenti. Rifletti quali su chi sono le persone nel meeting e che cosa hanno bisogno di sapere per la loro gestione e interessi.

Se ci sono issues nel progetto, e ve ne saranno, presenta le issues chiaramente su come li stai affrontando per richiedere a loro un aiuto per risolverli e su come li stai gestendo. Presenta solo le informazioni per cui è probabile ricevere domande. La cosa peggiore è quella di trovarsi di fronte dirigenti che non erano stati informati sui problemi sorti in precedenza.

Nello specifico i punti chiave:

Slide 1 – Cover slide

Slide 2 – Agenda

Slide 3 – Background (scope, budget, timeline)

Slice 4 – Lista dei Deliverables raggiunti, bar chart con budget, timeline, stime

Slide 5 – Issues

Slide 6 – Piano a seguire

Slide 7 Domande

Punto di attenzione: Non promettere niente a questo punto. C’è sempre la tentazione di dire alla dirigenza a metà progetto che tutto sta andando bene e che conti di terminare il progetto nei tempi stabiliti e sotto al budget.

Ricorda la regola 80/20 (Pareto) che l’ultimo 20% del progetto consuma l’80% delle tu risorse e tempo.

Rimani prudente nel tuo report e non apparire ottimista, un pò di pessimismo è meglio. Vuoi essere capace di superare le loro aspettative alla fine del progetto.

Buona fortuna,

Maxine”

Io aggiungerei nella slide delle Issues anche i Rischi e le Opportunità.

Quello che è importante ricordare che i dirigenti hanno poco tempo e sono estremamente occupati (almeno così vogliono far credere) e se hanno qualche dubbio o vogliono approfondire una problematica che gli interessa possono sempre chiamarti successivamente.

Come utilizzare al meglio Project (seconda parte)

Rosario Rizzo — Fri, 09 Oct 2009 22:40:16 +0000

Nel post precedente ( Come utilizzare al meglio Project (prima part…), ho introdotto il concetto di Schedulazione Dinamica e visto i diversi tipi di attività.

In questo post parlerò della Schedulazione Dinamica e della sua importanza per lavorare bene con Project. Per chi si appassionasse a questa problematica consiglio vivamente di acquistare il libro Dynamic Scheduling with Microsoft Project 2007 di Rodolfo Ambriz.

E’ un magnifico testo su Project non solo per la Schedulazione Dinamica ma per tutti i principali argomenti del prodotto.
Per gli utenti non esperti di Project faccio un semplice esempio per capire di cosa sto parlando.
Quando si inserisce un’attività, viene naturale posizionarci nel campo Inizio ed inserire una data di inizio dell’attività o nel campo Fine inserire la data in cui deve terminare l’attività. Non è vero? Quante volte all’inizio del lavoro con Project lo abbiamo fatto?
Bene, quello che accade quando si opera in questo modo è che:

1. viene visualizzata una finestra che ci dice che c’è un problema sul collegamento con l’attività successiva e che se scegliamo la seconda opzione verrà inserito un vincolo Iniziare non prima del

2. nella prima colonna a sinistra del Nome attività (colonna notifiche) viene visualizzata un’icona. Se posizioniamo e teniamo fermo il puntatore del mouse sull’icona viene visualizzata una casella con il testo come nella figura seguente

operando in questo modo abbiamo inserito un vincolo definito semi-flessibile che Project deve tenere in conto quando applica i suoi algoritmi di schedulazione.

Con questo vincolo, nel momento in cui un’attività precedente dura meno di quanto pianificato inizialmente, non dà la possibilità a Project di anticipare l’inizio dell’attività Analisi tecnica.
Situazione peggiore per Project e per noi, è quella di inserire altri vincoli nel piano di progetto, magari di tipo rigido come Deve iniziare il o Deve finire il. Con questo tipo di vincolo Project ha veramente le mani legate e potrà aiutarci sempre di meno, anzi, a lungo andare, con numerosi vincoli nel piano, comincerà a segnalarci conflitti di schedulazione e ad aggiungere addirittura altri vincoli.
In questo post abbiamo visto cosa vuol dire definire vincoli, l’esatto contrario della schedulazione dinamica.
In un prossimo post vedremo invece come sfruttare tale tecnica e rendere il piano di progetto più flessibile e facile da mantenere.

Come utilizzare al meglio Project (prima parte)

Rosario Rizzo — Fri, 02 Oct 2009 22:50:32 +0000

Affinchè Project possa aiutarci appieno nella gestione di un piano di progetto è necessario capire bene due cose fondamentali:

- L’equazione di schedulazione ed i tipi di attività
- La Schedulazione Dinamica

In questo post vi presento la prima problematica con un’ottima presentazione che potete trovare su PMConnection e che chiarisce bene e con diversi esempi. La presentazione (in inglese, ma molto chiara) la trovate cliccando qui.

La domanda che mi viene posta sempre è “quando usiamo un tipo di attività piuttosto che un’altra”?.
Prima di tutto occorre precisare che se si vuole che Project ci aiuti con la schedulazione dinamica e con la possibilità di eliminare le sovrallocazioni con il livellamento delle risorse, è necessario utilizzare il più possibile le attività a Unità Fissa. In questo modo diamo a Project un pò di flessibilità “nell’allungare, accorciare o spezzare” le attività in modo da eliminare le sovrallocazioni e poter ricalcolare una nuova data di fine progetto.
Un’altra considerazione che facciamo per scegliere le attività a Unità Fissa è la possibilità di utilizzare più risorse su una stessa attività in modo da suddividere il lavoro tra di esse. Questo implica di impostare il flag Basata sulle risorse. E’ ovvio che in questo caso le risorse devono avere skills euivalenti.
Utilizziamo attività a Lavoro Fisso quando conosciamo a priori l’effettivo Effort, cioè la quantità di lavoro stimata per completare un’attività. Modificando l’unità di allocazione delle risorse, Project ricalcolerà la durata (cioè la lunghezza delle barre delle attività).
Se invece abbiamo a che fare con attività la cui esecuzione, sia in durata che come data di inizio, è prefissato e normalmente cincolante, utilizziamo le attività a Durata Fissa. E’ il caso ovviamente di attività che si incastrano in una schedulazione rigida (es: Montaggio Torrette in Cantiere, Collaudi finali, etc.), in cui il periodo disponibile per completare l’attività è prefissato (pensiamo ad esempio della disponibilità di una risorsa esterna, in cui, per contratto ha una disponibilità limitata e prefissata).
Anche per le attività a Durata Fissa vale il discorso del flag Basata sulle risorse.

GanttProject, un valido sostituto Open Source di Project?

Rosario Rizzo — Sun, 27 Sep 2009 12:42:43 +0000

Discutendo con colleghi e clienti sull’opportunità o meno di utilizzare Microsoft Project per progetti piccoli o di durata medio-breve, viene fuori sempre il discorso della complessità e sofisticatezza del prodotto di Microsoft.

Indubbiamente questo è leader indiscusso di mercato, ma è altrettanto vero che è molto complesso e spesso non utilizzato per quello che è in grado di dare al project manager. Per progetti non complessi e per cui non si abbia la necessità di gestire i costi e le risorse in modo approfondito sono disponibili diverse alternative a Microsoft Project sia Standard che Professional e che non costano assolutamente nulla.

Stiamo parlando di prodotti Open Source come ad esempio GanttProject, giunto alla release 2.0.9, disponibile su piattaforme diverse (Windows, Mac OSX, Linux), grazie al run-time Java e di facilissima installazione.

Le principali caratteristiche di GanttProject sono:

* Gantt chart
* creazione di WBS (work breakdown structure), definire dipendenze tra attività, milestones
* Risorse
* assegnazione di risorse umane alle attività, vedere la loro allocazione ed il Diagramma Risorse (Carico di Lavoro)
* PERT chart.
* generazione del PERT chart dal Gantt chart.
* Import/Export.
* salvare i diagrammi di Gantt come immagini PNG, generazione di reports PDF e HTML
* Importare ed esportare progetti da e verso Microsoft Project , esportare in formato CSV verso Excel
* collaborare sui progetti utilizzando il protocollo WebDAV

Il punto di forza di GanttProject è la sua semplicità e, tutto sommato, completezza di funzionalità. Il fatto che sia Open Source, e quindi non ha costi di licenza, può anche essere utilizzato come viewer (visualizzatore) dipiani di progetto creati con Microsoft Project. E’ possibile importare in GanttProject un file di Project e distribuirlo a tutte le persone (anche clienti e fornitori) che possono installarsi facilmente GanttProject.

Ho trovato un’integrazione molto furba con ]project-open[, una piattaforma di Enterprise Project Management completamente Open Source. Ebbene, in ]project-open[ i piani di progetto, le assegnazioni delle risorse alle attività e gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto sono bidirezionali tra ]project-open[, e GanttProject. Gli utenti possono aggiornare le loro attività di progetto su ]project-open[, tramite il browser, ed il Project Manager può esportare ed importare il piano di progetto su GanttProject (e quindi con Microsoft Project). Spero di non aver creato confusione, ma trovo l'integrazione con ]project-open[ e GanttProject molto intelligente e, soprattutto, gratuita.