Professione Project Manager: Blog della European School of Project Management » Microsoft Project

Tenere traccia dei Change Request su Project Server 2010 – parte seconda

Rosario Rizzo — Mon, 02 May 2011 20:27:39 +0000

Riprendo il discorso sulla gestione centralizzata dei Change Request (CR) sulla piattaforma enterprise di Microsoft Project Server 2010.

Nel precedente articolo ho presentato la problematica. In questo articolo vedremo come:

1. Definire una nuova LookUp Table

2. Definire alcuni campi enterprise per gestire i Change Request

Una LookUp Table ha lo scopo di definire una tabella di codifica da poter riutilizzare più volte nei progetti enterprise gestiti nella nostra organizzazione. Questo tipo di gestione permette di codificare una volta per tutte ed in modo controllato tutti I valori che può assumere un campo di un progetto.

Per definire una LookUp Table occorre richiamare la pagina Server Settings (occorre essere utente amministratore) e cliccare sul link Enterprise Custom Fields and LookUp Tables, come nella figura seguente

Subito dopo verrà visualizzata la finestra come in figura

Possiamo vedere elencate le Lookup Tables presenti al momento sul server.

Per creare una nuova LookUp Table occorre cliccare sul pulsante New Lookup Table e verrà visualizzata la seguente videata:

Nella finestra precedente inseriamo il nome della LookUp Table (Change Request Status), il tipo di dato (Testo), il tipo di Codice Maschera (tutti caratteri) ed infine l’elenco dei valori codificati. Questa tabella indicherà lo stato attuale della richiesta di modifica da parte del cliente (In sospeso, approvato, negato,..).

Nella figura seguente vediamo un elenco di valori della Lookup Table.

Dopo avere definito la tabella di lookup (Change Request Status), creiamo alcuni campi enterprise che ci permetteranno una gestione più precisa delle richieste di modifica.

Nella tabella seguente vediamo quelli che ho creato:

Change Request ID	Identificarore univoco della richiesta (CR)
Change Request Project	Codice del Progetto Enterprise a cui è associata la CR. Può essere implementato nel template del progetto come un campo formula che viene valorizzato con il nome del progetto
Change Request Status	Valore ricavato dalla corrispondente Lookup Table che indica lo stato della CR
Change Request Work Planned e Actual Work	Lavoro previsto per la CR e quello effettivamente consuntivato per implementarla
Change Request Cost Planned e Actual Cost	Costo previsto per la CR e quello effettivamente consuntivato per implementarla

Abbiamo definito in tutto sette campi. Non sono pochi effettivamente, ma permetteranno, come vedremo successivamente, una gestione puntuale e completa dei Change Request.

Nel prossimo articolo vedremo come modificare un template enterprise per inglobare i sette campi precedentemente definiti con una opportuna Vista Tabella per una facile gestione.

Alla prossima

Tenere traccia dei Change Request su Project Server 2010

Rosario Rizzo — Wed, 20 Apr 2011 15:46:43 +0000

Nella gestione dei progetti la probabilità di ricevere e dover gestire i Change Request (CR) o, come diciamo noi italiani Richieste di Modifica (RM), è quasi sicura ed inevitabilmente dobbiamo gestirli.

Nel confrontarmi con i Project Managers dei miei clienti, non sempre ho riscontrato processi ben definiti di Change Management ed il tenere traccia in modo strutturato dei changes ricevuti e gestiti.

In sintesi ho riscontrato la seguente gestione:

1. Fogli di lavoro di Excel, direi il 70%

2. Documenti di Word il 10-15%

3. Applicazioni specifiche di Project Management meno del 5-10%

4. Strumenti come Sharepoint e simili intorno al 10%

Probabilmente voi che mi leggete potete avere avuto un riscontro diverso, ma penso che le cifre non si discostino molto dalle mie.

Mancanza di gestione centralizzata e visione globale

Fatta salva la gestione centralizzata disponibile con applicazioni specifiche di Enterprise Project management o software sviluppato ad-hoc,, non ho mai visto in giro una gestione centralizzata in modo strutturato ed automatizzato. Solo alcuni PMO che ho conosciuto si fanno carico di aggiornare in fogli di Excel i Change Request trattati nei vari progetti aziendali. Da qui ad arrivare a fare statistiche su quanto e come incidano le Richieste di Modifica ce ne corre e di solito si rinuncia.

Può servire per una migliore e più proficua gestione avere una visione chiara ed aggiornata dell’andamento dei Change Request su tutti i progetti gestiti in azienda?

Secondo me si, sicuramente, e in questo articolo voglio dare un suggerimento su come farlo in modo strutturato e “pensato” sulla piattaforma Microsoft Project Server 2010 (ma può essere estesa alle versioni precedenti di Project e ad altri software concorrenti, ovviamente con le dovute differenze).

Aree di intervento per una visione centralizzata dei Change Request

In questo articolo vedremo alcune parti di Project Server e Project Professional 2010 in cui intervenire, e precisamente:

Definizione di una LookUp Table (tabella di codifica sul server)
Definizione di alcuni campi enterprise
Creazione di un modello di estrazione dati nel modulo di Business Intelligence (per analisi con Tabelle Pivot di Excel)
Aggiunta dei Campi Enterprise nei Modelli Globali (Templates) dei progetti
Definizione del Processo di Gestione dei Change Request che i Project Managers devono seguire nella pianificazione ed esecuzione dei loro progetti

Dall’elenco precedente si evince che non è come bere un bicchiere d’acqua (soprattutto l’ultimo punto), ma un componente del PMO che ha la responsabilità della gestione della piattaforma Project Server 2010 dovrebbe avere ricevuto la formazione necessaria per implementare le attività che ho delineato (il punto 3 richiede un’expertise maggiore).

In ogni caso cercherò di essere il più chiaro possibile anche con l’aiuto di videate catturate dallo schermo del computer.

Nella seconda parte di questo articolo vedremo come implementare i primi due punti dell’elenco, a presto.

5 buoni motivi per seguire un corso di formazione su Microsoft Project

Rosario Rizzo — Sun, 11 Jul 2010 16:22:27 +0000

In questo articolo vedremo quali benefici possono derivare per un Dipendente di un’Azienda o per un Libero Professionista dal frequentare un corso di formazione base o avanzato di Microsoft Project 2007 o 2010.
Al di là del fatto che qualsiasi tipo di formazione è utile e gradita (almeno dalla maggior parte di noi), considerati i tempi in cui viviamo, bisogna approfittarne quando l’azienda ci propone un corso di aggiornamento o quando è possibile per un professionista o freelance affrontarlo economicamente.
Microsoft Project è uno strumento di pianificazione e controllo di progetti molto potente e complesso e molto spesso mette in soggezione parecchie persone. Specialmente quando queste non ricevono nessun tipo di formazione strutturata ma avviano il software e poi cercano di scoprire cosa farne.

In contesti in cui si eseguono continuamente progetti, è essere necessario considerare quali cammini formativi far seguire alle persone, ed uno di questi potrebbe essere proprio quello di Microsoft Project, in modo da apprendere come utilizzarlo al meglio nel lavoro di progetto. Vediamo quali possono essere i benefici a lungo termine.

Migliora il CV. Aver seguito con profitto un corso di MS Project può aiutare a migliorare la propria posizione in Azienda o essere “più vendibile” in caso di ricerca di un nuovo lavoro. Dopo tutto miglioriamo la nostra qualifica professionale (e magari anche lo stipendio), nonchè poter aspirare a posizioni di maggiore responsabilità.

Maggiore efficienza sul lavoro. Seguire un corso di formazione con un bravo ed esperto docente di MS Project, può arricchirci di tecniche, astuzie e strumenti per fare meglio il nostro lavoro sui progetti ed essere più efficienti. Non basta installare il software sul nostro PC, occorre conoscere e applicare le migliori best practices nell’utilizzo di Project.

Migliorare le comunicazioni. E’ un dato di fatto che prima durante e dopo la vita di un progetto dobbiamo fornire informazioni più o meno sofisticate sull’andamento dello stesso. Sapere impostare al meglio un piano di progetto,oltre a facilitarci la vita nella sua gestione, ci mette in condizioni di creare con pochissima fatica tutta la reportistica che ci serve con MS Project . Questo permette sicuramente di migliorare la qualità e l’efficienza delle comunicazioni di progetto (e quindi del Team).

Contestualizzare l’apprendimento dello strumento. In un corso di formazione di Microsoft Project è importantissimo contestualizzarne l’utilizzo con casi reali della vita dei progetti (non basta trovare un docente che conosce benissimo tutti i comandi ed opzioni di Project ma che non ha mai lavorato sul campo). Oltre alla contestualizzazione dell’uso del software nei progetti reali occorre anche vederne l’utilizzo anche per quanto riguarda la metodologia di Project Management, spiegando l’utilizzo di Project durante le varie fasi della pianificazione, esecuzione e controllo e chiusura del progetto e nelle varie aree di conoscenza come Scope, Time, Cost, Human Resource, ecc.

Valutare bene chi offre la formazione. Concludo ricordando coloro i quali pensino di iscriversi ad un corso di formazione du Microsoft Project, di valutare anche i precedenti punti di riflessione che ho introdotto e verificare se l’offerente del corso può garantirne l’applicabilità. Seguire corsi di formazione è sempre più raro e costoso, facciamo in modo che sia di qualità e che portiamo a casa del valore che possiamo applicare nel tempo.

E voi, pensate che basti installare Project e cominciare a giorcarci o sia necessario un approccio più articolato?

Rosario Rizzo
MCTS Project 2007

Project Manager o Tool Manager? Il tool non fa il Project Manager…

Rosario Rizzo — Mon, 31 May 2010 06:00:30 +0000

Vi riporto alcuni estratti di un ironico quanto efficace articolo che ho letto ieri pomeriggio scorrendo i vari feeds di Project Management a cui sono abbonato.

L’articolo dissacra tutti coloro che sono fanatici dei tools software o cartacei per la conduzione di un progetto, evidenziando che il mestiere del PM è quello di pianificare e condurre un progetto e non quello di usare “cassette degli attrezzi” sofisticate e costose. Anche il sottoscritto consiglia ai propri clienti l’utilizzo di strumenti semplici (vedi OPPM qui e anche qui) e snelli, lasciando quelli più complessi e sofisticati (MS Project) per i progetti o gli ambienti di progetto che lo richiedono.

Proprio su questo argomento la Direzione Didattica della European School of Project Management mi ha chiesto di progettare un corso specifico su strumenti “agili” per la gestione dei progetti e probabilmente ai primi di luglio verrà proposto al pubblico.

Riporto quindi alcuni concetti dell’articolo che dovrebbero far riflettere parecchie persone:

Morale della favola: gli attrezzi senza specialista fanno scuotere la testa ai nemici (nell’articolo i protagonisti sono dei gatti)
L’abito non fa il monaco
Un tool senza il professionista che sappia come e quando usarlo non serve a molto e può provocare danni
Il tool non fa il project manager
Per quanto normalmente si pensi (o cerchi di fare pensare;-) che questi tools facciano il project management, sono in realtà tutti ausili di cui si può anche fare a meno
i diagrammi di Gantt dovrebbero essere il risultato (visivo) finale di un impegnativo lavoro di impostazione e pianificazione del progetto, non il progetto stesso
Soprattutto, il project manager dovrebbe conoscere la sua disciplina (il project management) tanto per cominciare; deciderà poi quali tools gli servono per un progetto, nonché come e quando usarli

Potete leggere l’intero articolo qui

Se siete daccordo o meno sui principi dell’articolo, che io condivido pienamente, scrivetemi la vostra.

Microsoft Project 2010, quali novità ci attendono?

Luca Giraudo — Fri, 23 Apr 2010 10:21:09 +0000

Da alcuni giorni è scaricabile gratuitamente la versione beta della nuova suite di pianificazione firmata dal colosso di Redmond. Le maggiori novità portate da Project 2010 riguardano la flessibilità della schedulazione e la semplicità di utilizzo del programma, ora molto più “user frendly” nei confronti dei nuovi utenti.

La prima impressione che ho avuto è quella di un programma più fresco, intuitivo e semplice da usare rispetto al passato.

Dopo alcune ore di utilizzo, le novità più interessanti che ho riscontrato rispetto all’ultima versione del programma sono:

Interfaccia rinnovata per semplificare la navigazione

Seguendo la strada dei prodotti della suite Office, Microsoft ha introdotto nuovi menù grafici “Fluent” che consentono di utilizzare tutti i comandi del programma in modo intuitivo ed immediato. I menù orientati alle attività semplificano e velocizzano l’integrazione delle informazioni di progetto.

Aspetto e funzionalità “excel oriented”

Uno degli aspetti più ostici per chi si avvicina a Project per la prima volta è sempre stato l’adattamento alle “forzature” imposte dal programma. In questa versione di Project è invece possibile importare informazioni e modificarle all’interno di tutte le celle del programma, proprio come si potrebbe fare in MS Excel e nelle altre applicazioni della suite Office. Si possono inoltre inserire colonne libere e utilizzare i comandi di auto-riempimento “intelligenti”, un vero e proprio passo di avvicinamento verso l’usabilità di MS Excel.

Pianificazione più “libera” rispetto al passato

Se avete provato questa versione beta, vi sarete sicuramente sorpresi del fatto che inserendo una nuova attività, essa appare “vuota”, priva di ogni informazione relativa a data e durata. In questa nuova versione di Project l’utente inizia sempre la schedulazione da zero, senza forzature o dati schedulati automaticamente dal programma in modo da non consentire dimenticanze dovute allo scarso controllo delle operazioni svolte in automatico dal programma. Grazie al T-Planner l’attività di allocazione e livellamento delle risorse risulta molto più semplice ed intuitiva (almeno dal punto di vista tecnico…).

Nuovo indicatore cronologico, la “vista Timeline”

In questa versione beta di Project 2010 è presente una nuova vista che permette di visualizzare lo sviluppo di specifiche attività e milestone di progetto (selezionabili a piacimento) in un’unica timeline. Grazie alla Timeline è così possibile ottenere un’unica vista semplice ed intuitiva di specifiche attività o fasi del progetto direttamente all’interno del programma, con una grafica facilmente personalizzabile. Perfettamente integrata con Outlook, Sharepoint e tutta la suite Office, questa vista permette di creare con velocità e semplicità disarmanti un report di sicuro effetto che normalmente avrebbe richiesto tempi di elaborazione ben più lunghi!

Dalla versione beta emergono ottimi segnali di miglioramento, ora non resta che aspettare la commercializzazione della nuova release del programma per poter testare “sul campo” l’affidabilità e l’usabilità delle nuove funzioni. Per vedere una presentazione completa delle nuove funzioni presenti in MS Project 2010, potete dedicare 5 minuti a questo video (purtroppo disponibile solo in lingua inglese):

Microsoft Project 2010 – Official video